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詢價采購20步!一篇文章教你如何進行詢價采購
錄入時間:19-08-09訪問:
    詢價是《政府采購法》規定的政府采購方式之一,是一種相對簡單而又快捷的采購方式,主要適用于采購的貨物規格、標準統一、貨源充足且價格變化幅度小的政府采購項目,它既能滿足一些數量不多、金額較小、時間要求緊的采購需求,同時也能有效地節約采購成本,對于一些采購規模不大、采購任務相對較少的地區和中小城市的集中采購機構來說,是一種較為常用的政府采購方式。
 
    1、確定采購方式
 
    項目采購方案確定后,應根據《政府采購法》和74號令規定的適用情形確定采購方式。
 
    《政府采購法》第三十二條規定了詢價采購方式適用的情形,即采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的政府采購項目,可以依照本法采用詢價方式采購。
 
    根據74號令第三條規定,可以采用非招標采購方式的有四種情形,一是依法制定的集中采購目錄以內,且未達到公開招標數額標準的貨物服務;二是依法制定的集中采購目錄以外、采購限額標準以上,且未達到公開招標數額標準的貨物服務;三是達到公開招標數額標準、經批準采用非公開招標方式的貨物服務;四是按照《招標投標法》及其實施條例,必須進行招標的工程建設項目以外的政府采購工程。符合這四種情形,采購貨物的,還可以采用詢價采購方式。
 
    另外,74號令還規定,詢價采購需求中的技術、服務等要求應當完整、明確,符合相關法律、行政法規和政府采購政策的規定。在采購實踐中,應當根據《政府采購法》及74號令,結合項目具體特點,凡是符合詢價采購適用情形的,即可采用詢價采購方式,否則不能隨意采用。
 
    2、采購方式報批
 
    74號令規定,達到公開招標數額標準的貨物、服務采購項目,擬采用非招標采購方式的,采購人應當在采購活動開始前,報經主管預算單位同意后,向設區的市、自治州以上人民政府財政部門申請批準。這就是說,如果采購數額超過了公開招標的限額標準,但符合詢價采購方式適用情形,擬采用詢價方式采購的,就需要報市級財政部門審批后方可采用詢價方式。
 
    同時,74號令還對采購人申請采用非招標方式采購需要向財政部門提交的材料作了規定,即需要提交的材料包括:采購人名稱、采購項目名稱、項目概況等項目基本情況說明;項目預算金額、預算批復文件或者資金來源證明;擬申請采用的采購方式和理由。這些規定同樣適用于詢價方式,即應采用公開招標方式而要采用詢價方式,在向財政部門報批時,也需要提交這些資料。
 
    3、提交項目資料
 
    采購人委托集中采購機構代理實施詢價采購的,應當在取得財政部門對采購方式的審批后,向集中采購機構提交項目資料。項目資料包括采購人法定代表人授權書、項目實施方案(項目內容和要求)、有關部門的批準文件、對供應商的資格要求等項目實施所必須的其它有關資料。
 
    4、審查項目資料
 
    集采機構接到采購人提交的采購項目資料后,應根據財政部門的審批文件和采購人的采購需求,從資金、技術、生產、市場等幾個方面對采購項目進行全方位綜合分析。通過項目分析,會同采購人及有關專家確定最終的采購方案和采購清單及有關技術要求,必要時可邀請專家或技術人員進行論證。審查結束后,應完善項目采購方案,并編制項目采購清單,經采購人確認后形成正式的項目采購方案。項目資料經過審查,具備采購條件時,集采機構應與采購人簽訂委托代理協議,約定代理事項,明確雙方的權利和義務。
 
    經過審查,如項目資料不完整,集采機構應要求采購人補充和完善;對采購人提出的一些與有關法律法規不相符的資格或技術要求,應要求采購人更改。
 
    5、編制詢價文件
 
    詢價文件,也稱詢價通知書,是載明詢價項目內容和要求,向供應商告知詢價程序、評審辦法以及有關要求的書面文件。采購人委托集采機構實施詢價的,集采機構應當根據采購項目的特點和采購人的實際需求編制詢價文件,并經采購人書面同意;采購人應當以滿足實際需求為原則,不得擅自提高經費預算和資產配置等采購標準。
 
    詢價文件應當包括:供應商資格條件、采購邀請、采購方式、采購預算、采購需求、采購程序、價格構成或者報價要求、響應文件編制要求、提交響應文件截止時間及地點、保證金交納數額和形式、評審組織程序和評定成交的標準等。
 
    在詢價文件中,不得要求或者標明供應商名稱或者特定貨物的品牌,不得含有指向特定供應商的技術、服務等條件。
 
    6、邀請供應商參加詢價
 
    詢價采購邀請供應商的方式有三種,即發布公告、隨機抽取、書面推薦。
 
    (1)發布公告。集采機構應當在省級以上財政部門指定的政府采購信息發布媒體發布詢價公告。詢價公告是詢價文件的組成部分,主要內容包括:采購人、采購代理機構的名稱、地點和聯系方法;采購項目的名稱、數量、簡要規格描述或項目基本概況介紹;采購項目的預算;供應商資格條件;獲取詢價文件的時間、地點、方式及詢價文件售價;響應文件提交的截止時間、開啟時間及地點;采購項目聯系人姓名和電話等。
 
    (2)隨機抽取。集采機構可在省級以上財政部門建立的供應商庫中隨機抽取三家以上供應商,并向供應商發出詢價邀請函。
 
    (3)采購人和評審專家書面推薦。采購人和評審專家分別書面推薦,邀請不少于3家符合相應資格條件的供應商參與詢價采購活動。其中采購人推薦的供應商比例不得高于推薦供應商總數的50%。集采機構可根據采購人和評審專家出具的書面推薦意見,向供應商發出詢價邀請函。
 
    7、發售詢價文件
 
    詢價公告或詢價邀請函發出后,集采機構應向受邀請的供應商提供詢價文件。詢價文件需要收費的,售價應當按照彌補詢價文件制作成本費用的原則確定,不得以營利為目的,不得以項目預算金額作為確定詢價文件售價依據。
 
    詢價文件的發售期限應當在詢價文件中予以明確,從詢價文件發出之日起至供應商提交響應文件截止之日止不得少于3個工作日。
 
    8、對詢價文件進行澄清和修改
 
    提交響應文件截止之日前,集采機構可以對已發出的詢價文件進行必要的澄清或修改,澄清或修改的內容作為詢價文件的組成部分。澄清或修改的內容可能影響響應文件編制的,集采機構應當在提交響應文件截止之日3個工作日前,以書面形式通知所有接收詢價文件的供應商;不足3個工作日的,應當順延提交響應文件的截止之日。
 
    這里需要注意的是,詢價文件發出后需澄清和修改的情形有兩種:一是詢價文件發出后,采購人、集采機構發現詢價文件中的某些內容不完整或某些規定條款表述不清,可能會影響供應商準確理解并編制響應文件的,需要進行澄清修改和補充完善;二是詢價文件發出后,供應商對詢價文件中的有關內容進行詢問或提出質疑,集采機構需要會同采購人對詢價文件進行澄清和修改,并給提出詢問或質疑的供應商以書面答復。
 
    9、供應商編制響應文件
 
    供應商應當按照詢價文件的要求編制響應文件,并對所編制的響應文件的真實性、合法性承擔法律責任。
 
    響應文件主要應包括:報價函、供應商法定代表人身份證明及其授權書、響應報價、技術和商務響應方案、資格證明文件以及應提供的其他有關資料和證明文件等。
 
    需說明的是,資格證明文件是響應文件的重要組成部分,如果詢價文件要求供應商提供資格證明文件原件,供應商就應將資格證明文件的復印件加蓋公章后按順序分別裝訂于響應文件正副本中,以保持響應文件的完整性。同時,還應當將資格證明文件的原件單獨封裝,與響應文件一并提交,以備評審之用。
 
    10、供應商提交保證金
 
    在詢價采購中,可以要求供應商在提交響應文件截止時間之前交納保證金。保證金應當采用支票、匯票、本票、網上銀行支付或者金融機構、擔保機構出具的保函等非現金形式交納。保證金數額應當不超過采購項目預算的2%。供應商為聯合體的,可以由聯合體中的一方或者多方共同交納保證金,其交納的保證金對聯合體各方均有約束力。在詢價文件中,對保證金的交納時間、方式以及金額,應當有明確要求。
 
    11、供應商提交響應文件
 
    供應商應當在詢價文件要求的截止時間前,將響應文件密封送達指定地點。集采機構應當確定工作人員在指定地點負責接收供應商遞交的響應文件,在截止時間后送達的響應文件為無效文件,應當拒收。
 
    供應商在提交響應文件截止時間前,可以對所提交的響應文件進行補充、修改或者撤回,并書面通知集采機構。補充、修改的內容作為響應文件的組成部分。補充、修改的內容與響應文件不一致的,以補充、修改的內容為準。
 
    12、成立詢價小組
 
    集采機構受采購人委托組織實施詢價采購的,應當成立詢價小組。詢價小組由采購人代表和評審專家共3人以上單數組成,其中評審專家人數不得少于詢價小組成員總數的2/3。達到公開招標數額標準的貨物采購項目,詢價小組應當由5人以上單數組成。采購人不得以評審專家身份參加本部門或本單位采購項目的評審,集采機構人員也不得參加本機構代理的采購項目的評審。
 
    在詢價小組中,評審專家應當從政府采購評審專家庫內相關專業的專家名單中隨機抽取。技術復雜、專業性強的詢價采購項目,通過隨機方式難以確定合適的評審專家的,經主管預算單位同意,可以自行選定評審專家。技術復雜、專業性強的詢價采購項目,評審專家中應當包含1名法律專家。
 
    13、召開報價大會
 
    報價大會應當按詢價文件預先確定的時間、地點召開,由集采機構主持,并邀請所有提交響應文件的供應商參加。報價大會的議程如同開標儀式,主要是宣布有關紀律和注意事項以及報價和評審工作程序,開啟供應商提交的響應文件,宣讀響應文件有關內容等。
 
    在開啟響應文件時,由提交響應文件的供應商或者其推選的公證機關檢查響應文件的密封情況,經檢查確認無誤后,由工作人員當面拆封,宣讀供應商名稱、報價和詢價文件中的其他有關內容。在詢價文件要求提交響應文件的截止時間前收到的所有響應文件,開啟響應文件時都應當當眾拆封和宣讀。參加詢價采購活動的供應商,應當按照詢價通知書的規定一次報出不得更改的價格。
 
    集采機構應當對報價大會進行記錄,并作為采購活動記錄,存檔備查。
 
    14、對供應商提交的響應文件進行評審
 
    報價大會結束后,即進入評審環節。在進行評審開始前,集采機構應召集詢價小組成員召開評審預備會議,介紹項目基本情況,宣布評審工作紀律和注意事項。在預備會上,詢價小組成員應認真閱讀并確認詢價文件,簽訂評審承諾書,推選詢價小組負責人,并由詢價小組負責人對詢價小組成員進行分工,對評審程序、步驟和辦法作出安排。詢價小組發現詢價文件內容違反國家有關強制性規定的,應當停止評審,并向集采機構說明情況。詢價小組對響應文件進行評審前,應當對供應商提交的響應文件進行評審。
 
    在詢價評審過程中,詢價小組成員應當按照客觀、公正、審慎的原則,根據詢價文件的規定,對響應文件進行獨立審查。對響應文件的評審主要包括三個方面,即有效性審查、完整性審查、響應性審查。
 
    (1)有效性審查。主要是對供應商的資格、資質以及提交的響應文件進行審查,以判定其是否符合要求。有效性審查主要有兩項內容,一是供應商資格是否有效性,二是供應商提交的響應文件是否有效性。通過審查,以判定響應文件是否符合有效。
 
    (2)完整性審查:也包括兩個方面的內容,一是審查供應商提交的響應文件的是否完整,二是審查否符合詢價文件對響應文件格式和內容的要求。
 
    (3)響應性審查:主要是審查供應商提出的響應方案是否符合詢價文件要求,其技術響應方案、商務響應方案是否對詢價文件以及項目采購方案作出了實質性響應。
 
    經過審查,對未實質性響應詢價文件的響應文件按無效響應處理,詢價小組應當告知提交響應文件的供應商。經過對響應文件審查后,通過審查并符合要求的供應商家數不足法定家數的,詢價采購應予終止。
 
    在評審過程中,詢價小組不得改變詢價文件所確定的技術和服務等要求、評審程序、評定成交的標準和合同文本等事項。
 
    15、供應商澄清和說明響應文件
 
    詢價小組在對響應文件的有效性、完整性和響應程度進行審查時,可以要求供應商對響應文件中含義不明確、同類問題表述不一致或者有明顯文字和計算錯誤的內容等作出必要的澄清、說明或者更正。供應商的澄清、說明或者更正不得超出響應文件的范圍或者改變響應文件的實質性內容。
 
    詢價小組要求供應商澄清、說明或者更正響應文件應當以書面形式作出。供應商的澄清、說明或者更正應當由法定代表人或其授權代表簽字或者加蓋公章。由授權代表簽字的,應當附法定代表人授權書。供應商為自然人的,應當由本人簽字并附身份證明。
 
    16、詢價小組進行綜合評審
 
    詢價小組對供應商提交的響應文件的有效性、完整性和響應程度進行審查后,應當對響應文件及報價進行綜合評審。評審結束后,詢價小組從質量和服務均能滿足采購文件實質性響應要求的供應商中,按照最后報價由低到高的順序提出3名以上成交候選人,并編寫評審報告。
 
    17、詢價小組編制評審報告
 
    評審結束后,詢價小組應當根據評審記錄和評審結果編寫評審報告。評審報告的主要內容包括:邀請供應商參加采購活動的具體方式和相關情況,以及參加采購活動的供應商名單;評審日期和地點,詢價小組成員名單;評審情況記錄和說明,包括對供應商的資格審查情況、供應商的報價情況和對響應文件評審情況等;提出的成交候選人的名單及理由。
 
    評審報告應當由詢價小組全體人員簽字認可。詢價小組成員對評審報告有異議的,詢價小組按照少數服從多數的原則推薦成交候選人,采購程序繼續進行。對評審報告有異議的詢價小組成員,應當在報告上簽署不同意見并說明理由,由詢價小組書面記錄相關情況。詢價小組成員拒絕在報告上簽字又不書面說明其不同意見和理由的,視為同意評審報告。
 
    18、確定成交
 
    集采機構應當在評審結束后2個工作日內,將評審報告送采購人確認。采購人應當在收到評審報告后5個工作日內,從評審報告提出的成交候選人中,根據質量和服務均能滿足采購文件實質性響應要求且報價最低的原則確定成交供應商,也可以書面授權詢價小組直接確定成交供應商。采購人逾期未確定成交供應商且不提出異議的,視為確定評審報告提出的最后報價最低的供應商為成交供應商。
 
    集采機構在收到采購人對評審報告的確認意見和對成交供應商的確定結果后2個工作日內,向成交供應商發出成交通知書,同時在省級以上財政部門指定的媒體上公告成交結果。
 
    成交結果公告應當包括以下內容:采購人和采購代理機構的名稱、地址和聯系方式;項目名稱和項目編號;成交供應商名稱、地址和成交金額;主要成交標的的名稱、規格型號、數量、單價、服務要求;詢價小組成員名單。在公告成交結果時,應當將詢價文件同時公告。采用書面推薦供應商參加采購活動的,還應當公告采購人和評審專家的推薦意見。
 
    19、簽訂采購合同
 
    在成交通知書發出后,采購人與成交供應商應當在成交通知書發出后30日內按照采購文件確定的合同文本以及采購標的、規格型號、采購金額、采購數量、技術和服務要求等事項簽訂政府采購合同。采購人不得向成交供應商提出超出采購文件以外的任何要求作為簽訂合同的條件,不得與成交供應商訂立背離采購文件確定的合同文本以及采購標的、規格型號、采購金額、采購數量、技術和服務要求等實質性內容的協議。集采機構應當組織采購人與成交供應商協商、洽談、簽訂合同,并對采購人與成交供應商簽訂的合同進行審核、確認。
 
    20、退還保證金
 
    集采機構應當在采購活動結束后及時退還供應商提交的保證金,但因供應商自身原因導致無法及時退還的除外。未成交供應商提交的保證金應當在成交通知書發出后5個工作日內退還,成交供應商提交的保證金應當在采購合同簽訂后5個工作日內退還。
 
    需要注意的是,74號令規定,出現五種情形之一的,保證金不予退還:一是供應商在提交響應文件截止時間后撤回響應文件的;二是供應商在響應文件中提供虛假材料的;三是因不可抗力或采購文件認可的情形以外,成交供應商不與采購人簽訂合同的;四是供應商與采購人、其他供應商或者采購代理機構惡意串通的;五是采購文件規定的其他情形。
 
    經過以上20個步驟,一個完整的詢價采購過程就算完成了。但在詢價采購中,有一點還應當注意,當出現有三種情形之一的,詢價采購活動應當終止,集采機構應當發布項目終止公告并說明原因,重新開展采購活動。這三種情形,一是因情況變化,不再符合規定的詢價采購方式適用情形的;二是出現影響采購公正的違法、違規行為的;三是在采購過程中符合競爭要求的供應商或者報價未超過采購預算的供應商不足3家的。
 
    來源:保標招標

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